Domingo, 00:40. La cocina está cerrada y el último camarero se ha ido hace diez minutos, pero tú sigues dentro de la cámara con una libreta, la linterna del móvil y los dedos helados.
Cuentas las bandejas de pollo, te acuerdas de que no has contado las del congelador y vuelves. Una hora después tienes una cifra, y no sabes qué hacer con ella.
Cómo hacer un inventario de restaurante que sirva para algo
Casi todo el mundo cree que el inventario es contar, pero contar es la parte fácil. Saber cómo hacer un inventario de restaurante es saber hacerlo igual todos los meses, valorarlo en euros y compararlo con lo que vendiste.
Si un mes cuentas de una forma y al siguiente de otra, los números no se pueden comparar, y un número que no se compara es papeleo. Estos son los cinco pasos.
Paso 1. Una plantilla que siga tu almacén. Ordena la lista como está el local: cámara, congelador, despensa seca, bodega y barra. Si cuentas en el orden en que están las cosas, no te saltas nada ni cuentas dos veces.
Paso 2. Una unidad por producto, para siempre. Si compras el aceite en garrafas de 5 litros y cocinas por litros, elige una de las dos y no la cambies, porque el día que la cambias pierdes la comparación.
Paso 3. Siempre a la misma hora, con el local cerrado. El último día de mes, después del servicio o antes de abrir, y nunca con la cocina en marcha, porque el género entra y sale mientras cuentas. Mejor de dos personas: una cuenta y otra apunta.
Paso 4. Valóralo en euros. Cada producto va por su último precio de compra sin IVA. Pongamos tres líneas de la cámara:
- 10 kg de solomillo a 19 €/kg: 190 €.
- 18 botellas de vino de la casa a 5 €: 90 €.
- 25 litros de aceite a 6 €/litro: 150 €.
Solo esas tres líneas suman 430 € parados en el almacén, y si sumas todas las zonas tienes el valor de tu inventario.
Paso 5. Cierra el número y no lo toques. Si al día siguiente encuentras un error, se corrige en el inventario del mes que viene, porque retocar el cerrado es perder la serie.
El número de verdad sale después de contar
Aquí está lo que casi nadie hace, y es lo único que importa. Con el inventario cerrado puedes saber cuánto has consumido de verdad, y la fórmula es simple: lo que tenías al empezar, más lo que compraste, menos lo que te queda.
Hagamos la cuenta con un mes de ejemplo:
- Inventario al empezar el mes: 6.000 €.
- Compras del mes: 11.500 €.
- Inventario al cerrar: 5.900 €.
Has consumido 11.600 € de producto. Pongamos que ese mes vendiste 36.000 € sin IVA y que tus recetas dicen que la materia prima es un 29 %, así que deberías haber gastado 10.440 €. Te faltan 1.160 €.
Eso es lo que se ha ido en merma sin apuntar, raciones de más o género que nadie sabe dónde está. Sin inventario, esa cifra no existe, y con inventario tienes por dónde empezar a buscar.
¿Y si lo hago una vez al año, para el gestor?
Es lo que hace mucha gente: un recuento en diciembre porque toca, y el resto del año a ciegas. No sirve, porque un inventario anual te dice cuánto perdiste, pero no cuándo ni dónde, y para cuando lo ves ya no hay nada que arreglar.
La otra tentación es contar a ojo, con el «de esto quedan unas dos cajas». Se cuenta lo que hay y no lo que crees que hay, porque el redondeo es justo donde se esconde la fuga. Lo explicamos en los errores más comunes al hacer inventario.
Lo que hacen los que cuadran el almacén
1. Cuentan lo caro más a menudo. Carne, pescado y bodega van cada semana o cada dos días, y el resto al cierre de mes, así que el esfuerzo va donde está el dinero.
2. Miran el descuadre de sus cinco platos más vendidos. No el de los ochenta de la carta, porque los cinco que más salen son los que más materia prima mueven, y ahí aparece primero cualquier fuga.
3. Apuntan la merma el mismo día. Si se tira, se apunta, y así, cuando el consumo no cuadra, sabes qué parte es merma y qué parte no tiene explicación. Esto es la base de reducir las mermas.
Contar es solo una pieza del control de inventario en un restaurante, y es la pieza que, sin las demás, no dice nada.
La pregunta que tienes que poder contestar
¿Cuánto consumiste de verdad el mes pasado? No cuánto compraste, sino cuánto gastaste.
Si la respuesta es «más o menos lo de siempre», no tienes un inventario. Tienes una costumbre.
Ahora mira qué te deja cada plato
El inventario te dice cuánto gastas y la carta te dice cuánto ganas con cada plato, y son las dos cosas juntas las que cuadran el mes.
Y no tiene por qué costarte las mañanas. Nacho Bravo lo resume así: «Antes tardaba una hora cada mañana revisando los números. Ahora entro a Guava y en 2 minutos sé exactamente cómo fui».
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Equipo Guava · Consultoría de hostelería. Última actualización: 15 de octubre de 2026.
