Lunes, 10:15. Abres la cámara para preparar el pedido de la semana y te encuentras tres cajas de pimientos que nadie recuerda haber pedido, mientras falta el queso de la hamburguesa que más vendes. Pides lo de siempre y, por si acaso, un poco más.
A final de mes, el gestor te dice que la materia prima se ha comido un 34 % de lo que vendiste, y tú juras que tus platos están al 30 %. No te has equivocado con los platos, te has equivocado con la despensa.
El control de inventario en un restaurante no va de contar latas
Va de saber dónde tienes el dinero, porque cada caja de tu almacén es dinero que ya has pagado y todavía no has cobrado. Si se estropea, se pierde; si se sirve de más, se pierde, y si sale por la puerta de atrás, también.
El control de inventario en un restaurante es la única forma de ver esa fuga. Sin él, solo ves el resultado a fin de mes, cuando ya no tiene arreglo.
Hagamos la cuenta. Pongamos un restaurante que vende 40.000 € al mes sin IVA.
- Según tus recetas, la materia prima debería ser un 30 %: 12.000 €.
- Lo que de verdad ha salido del almacén es un 34 %: 13.600 €.
- La diferencia: 1.600 € al mes.
En un año son 19.200 €, y eso no es un error de redondeo, es un sueldo. No aparece en ninguna factura porque no lo cobra nadie: simplemente desaparece entre la cámara y el plato.
Lo que se te va sin que lo apunte nadie
Esa diferencia tiene nombres y apellidos.
El «por si acaso». Pides de más para no quedarte corto el sábado, pero el sábado no viene tanta gente y el martes tiras media caja.
La merma que nadie apunta. El pescado que se pasa, la salsa que se corta o el plato que vuelve a cocina se tiran y punto, sin dejar rastro en ningún papel.
La ración a ojo. Tus recetas dicen 150 g de carne, pero en pleno servicio salen 170. Veinte gramos por plato no se ven, y multiplicados por mil platos al mes, sí.
El proveedor que sube sin avisar. Son dos céntimos aquí y cinco allá, y como tu escandallo sigue con el precio de hace un año, tu margen ya no es el que crees.
El género que se va por la puerta de atrás. Nadie quiere hablar de esto, pero si no cuentas, tampoco lo sabrás nunca.
Ninguno de estos cinco hace ruido, y por eso son los que más cuestan.
Cada cuánto hay que contar (y cada cuánto no)
No todo se cuenta igual, y contarlo todo cada día no es control, es perder la mañana. Como referencia orientativa para un restaurante en España:
- Fresco (carne, pescado, verdura): a diario o cada dos días. Es lo que más caduca y lo que más se descuadra.
- Bebida y bodega: una vez por semana. Vale mucho y se escapa fácil.
- Seco y congelado: cada quince días o al mes. Rota despacio.
- Inventario completo, valorado en euros: al cierre de cada mes. Es el que te dice cuánto te ha costado de verdad lo que vendiste.
La regla corta es contar a menudo lo caro y lo que caduca, y lo demás una vez al mes y bien hecho. Si nunca lo has hecho, aquí tienes cómo hacer el inventario paso a paso.
Entonces, ¿compro un programa y listo?
No. Esa es la salida fácil, y sola no arregla nada.
Un programa con datos malos te da números malos más deprisa. Si nadie apunta la merma, si se cuenta en pleno servicio o si las recetas no tienen gramaje, el sistema te enseñará un descuadre que no sabrás explicar.
La otra salida fácil es la contraria, el «yo lo controlo de cabeza», y tampoco funciona, porque la cabeza recuerda lo que compró pero no lo que tiró. El problema no es la herramienta, sino no tener un método, y la mayoría de inventarios fallan por los mismos errores al hacer inventario, casi ninguno de software.
Lo que hacen los restaurantes que no pierden dinero en el almacén
Los que tienen la despensa bajo control hacen tres cosas que los demás no.
1. Cruzan lo que consumen con lo que venden. Si vendiste 100 hamburguesas, tuvo que salir la carne de 100 hamburguesas, y si salió la de 115, ahí hay una fuga. Esa diferencia entre el coste teórico y el real es el termómetro de todo el almacén.
2. Compran por lo que van a vender, no por costumbre. Miran cuánto salió la misma semana del año pasado o del mes anterior y piden eso, y además revisan cada albarán antes de firmarlo. Lo explicamos en cómo gestionar las compras y los proveedores.
3. Apuntan la merma cuando pasa. No a fin de mes, y para empezar basta una libreta en cocina. Lo que no se apunta no se puede bajar, y bajar la merma es el dinero más rápido que vas a recuperar. Aquí tienes cómo reducir las mermas en un restaurante.
Y funciona. Compà, una franquicia de focaccia italiana con 5 locales, consiguió un -15 % de mermas global cuando estandarizó cómo trabajaba cada local, y con eso está preparando 8 aperturas más.
EGO Hamburguesas no sabía si su hamburguesa más vendida era la que más margen le dejaba o la que más le costaba, y cuando cruzó compras, recetas y ventas, recuperó un +8 % de margen bruto.
Ninguno de los dos vendió más para conseguirlo; simplemente dejaron de perder.
La pregunta que tienes que poder contestar
¿Cuánto dinero tienes ahora mismo en la cámara? No cuántas cajas, sino cuántos euros.
Si no lo sabes, tampoco sabes cuánto se te ha ido este mes, y lo que no sabes lo sigues pagando.
Mira primero qué platos te dejan dinero
Controlar la despensa sirve de poco si el problema está en la carta, en platos que se venden mucho y dejan poco.
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Equipo Guava · Consultoría de hostelería. Última actualización: 15 de octubre de 2026.